Mesmo com todos os recursos digitais, boa parte das pessoas não abrem mão da agenda comum, de papel e capa atraente, para anotar seus compromissos, escrever lembretes, planejar reuniões, e muito mais. Escrever à mão envolve um processo criativo e é mais fácil para o cérebro humano lembrar de informações gráficas exclusivas relacionadas a um evento, no caso, uma anotação escrita à mão com sua própria letra.
E mesmo que você tenha uma agenda eletrônica ou recursos digitais, como aplicativos e programas de gerenciamento de tarefas, nada substitui o gosto de ter uma agenda de papel, ainda mais se ela for sustentável, com papel reciclado.
Veja agora algumas dicas para ampliar a sua produtividade usando uma agenda adequadamente!
Crie tarefas na sua agenda conforme suas metas e tenha mais produtividade
A metas devem ter prazo para se realizarem e a cada semana ou dia, é preciso fazer algo que tenha a ver com seu plano de ação. Desta forma, alinhe sempre que possível as suas tarefas às suas metas e você verá maior produtividade em pouco tempo. Mesmo que haja outras tarefas menores e mais rotineiras, ou até as mais urgentes, não se esqueça daquelas que dizem respeito às suas metas – pessoais e profissionais.
Escolha o seu melhor modelo de agenda
Cada pessoa tem seu modelo preferido de agenda, e isso é algo bem pessoal. Afinal, você irá passar pelo menos um ano com ela, e desta forma, que seja uma agenda com seu estilo e que atenda às suas necessidades. A forma como irá se organizar também é bem subjetivo. O importante é utilizar a sua agenda com assertividade, dedicando um momento para a organização dos seus afazeres e tarefas ou para atualizá-la das atividades já realizadas. Aproveite e deixe as informações necessárias à sua rotina sempre à mão, na sua agenda. Isso amplia a sua capacidade produtiva.
Use uma agenda só ou centralize as suas tarefas
Muitas pessoas acham interessante usarem uma agenda para cada parte de suas vidas. Pode até funcionar para alguns. Mas quando a questão é produtividade, é adequado é centralizar todas as usas informações em uma agenda só. Para questões mais práticas, é interessante usar um planner e para projetos que demandem ações de outras pessoas, é interessante usar um gerenciador de projetos. Há pessoas que usam a agenda para tudo, menos como agenda. Centralize as suas informações e terá mais produtividade em seu dia a dia.
Mantenha a sua agenda sempre em dia
Não adianta ter uma agenda e usá-la só de vez em quando. Tire um momento do dia para organizar seus compromissos, dar baixa em tarefas já feitas, anotar coisas importantes, etc. Muitas pessoas preferem no início de cada manhã. A indicação é que seja pelo menos duas vezes durante o dia. Aproveite para considerar as suas reuniões, consultas médicas, conversas mais demoradas, telefonemas, contas para pagar, compromissos rotineiros, etc.
Organize-se quanto à prioridade
Organize as suas atividades por prioridade. Ações urgentes devem ser executadas com antecedência. Ações rotineiras precisam ser feitas para oferecer resultados constantes. Todas as tarefas são de algum modo importantes, mas é necessário estabelecer a relevância certa para ter uma rotina mais assertiva.
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